Tietosuojaseloste

12.4.2023

Tietosuojaseloste

1. Määritelmät
2. Rekisterinpitäjä
3. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja voidaan käyttää ja millä oikeusperusteilla
4. Mitä henkilötietoja on mahdollista kerätä ja mistä tiedot kerätään
5. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle luovutamme tietoja
6. Miten Henkilötietoja suojataan
7. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeudet
8. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
10. Asiakaspalauteen kerääminen
11. Verkkosivujen seuranta
12. Evästeiden käyttö
13. Yhteydenottolomakkeet verkkosivuilla
14. Sähköpostijärjestelmän käyttäminen
15. Yhteydenotto
16. Automaattinen päätöksenteko
17. Tietosuojaselosteen muuttaminen

1. Määritelmät

”Rekisterinpitäjällä” tarkoitetaan Checkfin Oy:tä, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. 

“Rekisteröidyllä” tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietoja Checkfin käsittelee.

”Lainsäädännöllä” tarkoitetaan mitä tahansa kansallisia tietosuojalakeja, Euroopan Unionin tietosuoja-asetusta (2016/679, ”GDPR”) sen soveltamispäivästä alkaen (25.5.2018) ja mahdollista tulevaa, kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

”Mallisopimuslausekkeilla” tarkoitetaan Euroopan komission hyväksymiä vakiomuotoisia sopimusehtoja henkilötietojen luovuttamisesta EU:n rekisterinpitäjiltä kolmansien maiden käsittelijöille (päätös 2002/16 EY).

“Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

”Käsittelyllä” tai sanalla ”Käsittely” tarkoitetaan mitä tahansa toimintaa tai toimintoja, jossa henkilötietoja käsitellään.

”Alihankkijalla” tarkoitetaan käsittelijää, joka Checkfinin toimeksiannosta suorittaa tämän tietosuojaselosteen mukaista Käsittelyä Checkfinin lukuun.

2. Rekisterinpitäjä

Checkfin Oy

3194118-8

Nummenkatu 15

28120 Pori

Suomi

3. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja voidaan käyttää ja millä oikeusperusteilla

Checkfin kerää ja käsittelee tietojasi koulutusten kirjautumisen ja suorittamisen yhteydessä sekä Checkfinin yhteistyökumppaneilta vastaanotettujen dokumenttitarkistuspyyntöjen ja toimeksiantojen yhteydessä. Henkilötietoja käytetään Checkfinin käyttämän verkkokoulutusalustan toiminnan varmistamiseksi ja jotta voimme antaa sen toimintaan liittyvää neuvontaa ja palvelua.

Lisäksi asiakastietoja voidaan käyttää koulutuksia koskevaan viestintään ja markkinointiin. Mikäli henkilötietoja aiotaan käyttää markkinointiin, kysytään henkilötietojen keräämisen yhteydessä erikseen markkinointilupa.

Suostumus markkinointiin

Mikäli aiomme toteuttaa asiakasmarkkinointia, kysymme henkilötietojen keräämisen yhteydessä erikseen markkinointiluvan. Markkinointikieltojen ylläpito toteutuu automatisoidusti ja asiakkaan on helppo poistua markkinointilistaltamme. Emme käytä sähköisessä markkinoinnissa sähköpostiohjelmien massalähetystoimintoja vaan jokainen viesti lähetetään yksilöidysti ja erikseen henkilölle. Näin vastaanottajan sähköpostiosoite ei näy kenellekään muulle kuin vastaanottajalle.

4. Mitä henkilötietoja on mahdollista kerätä ja mistä tiedot kerätään

4.1 Koulutuspalvelut

Checkfin kerää tietoja joko sinulta itseltäsi, työnantajaltasi tai Checkfinin yhteistyökumppaneilta tai viranomaistahoilta. Tietojasi voidaan kerätä myös muista luotettavista lähteistä kuten väestötietorekistereistä.

Keräämme seuraavia henkilötietoja:

• Etunimi
• Sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Työnantaja yritys
• Yrityksen nimi
• Maa/Alue
• Katuosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Puhelinnumero

4.2 Konsultointi- ja asiantuntijapalvelut

Toimeksiannosta Checkfin voi kerätä tilaajan henkilöstön ja tilaajan yhteistyökumppanien henkilöstön osalta seuraavia henkilötietoja:

• Etu- ja sukunimi (sekä entiset nimet), sukupuoli 
• Syntymäaika, henkilötunnus ja veronumero
• Kansalaisuus
• Osoite Suomessa ja kotimaassa
• Oleskeluoikeuden todentava dokumentaatio, kuten esimerkiksi passi, oleskelulupakortti
• Palkkatieto

Yhteistyökumppanit kattavat tilaajan suorat sopimuskumppanit, alihankkijat, vuokratyöyritykset sekä yksityiset elinkeinonharjoittajat. 

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, pois lukien toimeksiantajan nimetyt yhteyshenkilöt ja valvovat viranomaiset.

Tietoja voidaan käyttää rakennus- ja telakkateollisuudessa Verohallinnolle tehtävään lakisääteiseen raportointiin (Laki verotusmenettelystä 1558/1995, Laki veronumerosta ja veronumerorekisteristä 473/2021). Tietoja voidaan myös käyttää työnteko-oikeuden varmentamiseen Suomessa (Ulkomaalaislaki 301/2004) sekä lähetetyn työntekijän ilmoituksen tekemiseen (Laki työntekijöiden lähettämisestä 447/2016).

Tietoja säilytetään ajantasaisen lainsäädännön määrittämien aikamääreiden mukaisesti.

4.3 Lähetetyn työntekijän edustajapalvelu

Tiedot palvelun tuottamiseen kerätään suoraan toimeksiantajalta, joka toimii henkilöiden työnantajana tai työn tilaajana. Lähetettyjen työntekijöiden osalta tiedot voidaan luovuttaa valvovalle viranomaiselle pyydettäessä. Tietojen kerääminen palvelua tuotettaessa perustuu Lakiin työntekijöiden lähettämisestä 447/2016.

Henkilöistä voidaan kerätä seuraavat tiedot:

• Etu- ja sukunimi
• Syntymäaika, henkilötunnus ja veronumero
• Kansalaisuus
• Osoite Suomessa ja kotimaassa
• Palkkatiedot
• Suoritettava työ
• Palkkatositteet
• Keskeiset työehdot, joita noudatetaan henkilön kohdalla

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, pois lukien toimeksiantajan nimetyt yhteyshenkilöt ja valvovat viranomaiset. Tietoja säilytetään ajantasaisen lainsäädännön määrittämien aikamääreiden mukaisesti.

5. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle luovutamme tietoja

Checkfin ei säännönmukaisesti luovuta henkilötietoja toiselle taholle.

Lunastettaessa muun tahon maksama koulutus verkkokaupasta kuponkikoodia käyttäen, voidaan koulutuksen suorittajan nimi ja suoritustiedot luovuttaa koulutuksen maksavalle taholle.

Checkfin voi siirtää henkilötietoja sille palveluita tuottaville yhteistyökumppaneille, tai näille yhteistyökumppaneille voidaan antaa pääsy Checkfinin järjestelmiin, jotka sisältävät henkilötietoja. Tällöin kyseinen yhteistyökumppani käsittelee henkilötietoja Checkfinin lukuun sen ohjeiden mukaisesti ja on sopimuksessa sitoutunut muun muassa tietojen salassapitoon. Lisäksi Checkfinin sisällä pääsy annetaan vaan sellaisille  henkilöille, jotka tarvitsevat henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

6. Miten henkilötietoja suojataan

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Rekisteri on talletettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan, johon on pääsy Checkfinin valtuuttamilla henkilöillä.

Rekisteröity kirjautuu järjestelmään käyttämällä käyttäjätunnuksena sähköpostiosoitetta ja valitsemalla salasanan itse.  Pääkäyttäjät näkevät rekisteröityjen henkilöiden sähköpostiosoitteet mutta eivät salasanaa.

7. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeuksia Checkfinin hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen. Näitä oikeuksia ovat:

• Oikeus pyytää pääsyä tutustumaan hallussamme oleviin omiin henkilötietoihin.
• Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin.
• Tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
• Oikeus pyytää tietojen poistamista rekistereistä.
• Oikeus kieltää suoramarkkinointitarkoituksia varten henkilötietojen kerääminen sekä suoramarkkinointi.
• Oikeus saada rekistereissämme olevat henkilötiedot sähköisessä muodossa.

Yllä mainituista oikeuksista huolimatta Asiakkaan antamia tietoja voidaan silti käsitellä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi

8. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.

Checkfin säilyttää henkilötietojasi vähintään Checkfinin ja Checkfiniltä palvelun tilaajan välisen sopimussuhteen keston ajan, jonka jälkeen Checkfin tarkistaa henkilötietojasi säilyttämisen tarpeellisuuden. 

Joka tapauksessa henkilötietosi poistetaan viimeistään 10 vuoden kuluttua Checkfin ja sen välisen palvelun tilaajan sopimussuhteen päättymisestä.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti henkilötietojasi ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Voimme kuitenkin käyttää Checkfinin tuottamien verkkokoulutusten suorittamiseen liittyvien henkilötietojesi käsittelyssä alihankkijoita, joilla voi olla pääsy henkilötietoihisi EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Siirrämme kaikissa tilanteissa henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä; tai
• olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely.

10. Asiakaspalauteen kerääminen

Checkfin kerää asiakaspalautetta palveluistaan. Palautteen antaminen on vapaaehtoista. Palautteen annon yhteydessä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen rekisteröity käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Tilastollisesti kerättyjä tietoja ei voi yhdistää toisiinsa.

11. Verkkosivujen seuranta

Checkfinin verkkosivut ovat kaikille avoimia eikä sivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Sivustolla kerätään verkkopalvelun käytöstä tilastotietoja sivuston kehittämisen tueksi. Verkkosivujen seuranta toteutetaan Google Analytics – palvelulla ja sen mahdollistamien tilastotietojen avulla.

Verkkopalvelun käytöstä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen kävijä voitaisiin tunnistaa. Tilastollisesti kerättyjä tietoja ei voi yhdistää toisiinsa.

12. Evästeiden käyttö

Verkkosivuilla käytetään evästeitä. Evästeitä käytetään tilastoinnin lisäksi sen takaamiseksi, että palvelu on turvallinen, tehokas ja käyttäjäystävällinen.

13. Yhteydenottolomakkeet verkkosivuilla

Verkkosivuilla voi olla käytössä yhteydenottolomakkeita, joiden avulla sivuilla vieraileva voi jättää yhteydenotto- tai tarjouspyynnön. Lomakkeessa voidaan kysyä seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköposti
• Puhelin
• Yrityksen nimi
• Vapaa teksti

Yhteydenottolomakkeen tiedot siirtyvät automatisoidusti Checkfinin sähköpostiin.

14. Sähköpostijärjestelmän käyttäminen

Checkfinin sähköpostiosoitteeseen [email protected]  lähetetyt kyselyt sekä muut Checkfinin toimenpiteitä edellyttävät sähköpostiviestit tulevat yhteiseen sähköpostilaatikkoon. Sähköpostit ovat Checkfinin henkilökunnan luettavissa, mutta vaativat kirjautumisen tietokoneelle tai sähköpostiohjelmaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Käyttäjätunnus ja salasana säilytetään lukittujen ovien tai kaappien takana tai kirjautumista vaativissa sähköisissä järjestelmissä.  

Sähköpostiviestejä sekä sähköpostijärjestelmään tallentuvia tunnistamistietoja koskevat sähköisen viestinnän tietosuojasta annetun lain säännökset viestinnän luottamuksellisuudesta. Se joka on ottanut vastaan tai muutoin saanut tiedon luottamuksellisesta viestistä tai tunnistamistiedosta, jota ei ole hänelle tarkoitettu, ei saa ilman viestinnän osapuolen suostumusta ilmaista tai käyttää hyväksi viestin sisältöä, tunnistamistietoa tai tietoa viestin olemassaolosta, ellei laissa toisin säädetä.

Henkilökohtaisia sähköposteja koskee viestinnän luottamuksellisuutta koskevat säännökset, joka merkitsee, ettei työnantaja/työnantajan edustaja eivätkä muut sivulliset voi viestejä katsella tai avata ilman asianomaisen henkilön suostumusta. Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) säädetään yksilöidysti niistä poikkeustilanteista ja -tavoista, joissa henkilökohtaiseen sähköpostiin tullut viesti voidaan avata ilman asianomaisen henkilön suostumusta.

15. Yhteydenotto

Kyselyitä tietosuojaselosteeseen liittyen voit lähettää sähköpostilla osoitteeseen: [email protected]  tai kirjeellä osoitteeseen: Checkfin Oy, Nummenkatu 15, 28120 Pori.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Lisätietoja löytyy osoitteesta: http://tietosuoja.fi 

16. Automaattinen päätöksenteko

Asiakas ei joudu automaattisen päätöksenteon (profilointi) kohteeksi antamiensa henkilötietojen perusteella.

17. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.